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title: "Efficacité de votre cabinet : gérer les notes de frais de vos clients"
description: La technique des notes de frais permet le remboursement des dépenses engagées financièrement par un salarié ou un dirigeant pour les besoins de son
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# Efficacité de votre cabinet : gérer les notes de frais de vos clients
[](https://bleez.com/blog/author/mathilde-vilault)
Par [Mathilde Vilault](https://bleez.com/blog/author/mathilde-vilault)
3 min de lecture
décembre 11, 2023
La technique des notes de frais permet le remboursement des **dépenses engagées financièrement par un salarié ou un dirigeant pour les besoins de son entreprise**. Cette dernière doit rembourser et comptabiliser ces dépenses dans le cadre des règles qu’elle a elle-même fixées, tout en respectant la **réglementation fiscale et sociale**.
Pour chaque achat (carburant, péage, repas, hôtel, …) des notes de frais, accompagnées des factures et tickets, doivent être établies et conservées par l’entreprise afin d’être transmises à son cabinet comptable.
L’établissement, le contrôle et la validation des notes de frais en entreprise peut s’avérer lourd et chronophage. Pour le cabinet comptable, le temps passé à comptabiliser ces notes de frais peut également être important.
Une **gestion efficace des notes de frais** avec de bons outils est donc essentielle pour que le cabinet comptable puisse économiser du temps précieux, et offrir un meilleur service client en vue d’améliorer sa rentabilité.
Bleez est un logiciel conçu par des Experts-Comptables, pour les cabinets comptables. Parmi ses nombreux modules, le **module de gestion des notes de frais** offre une solution complète aux cabinets pour simplifier et automatiser le processus de gestion des notes de frais.
## Automatisation des notes de frais grâce aux applications mobiles
Bleez est un logiciel de facturation, d’encaissement en ligne et de comptabilité. Il dispose également d’un module de gestion des notes de frais.
Un des atouts de Bleez est qu’il dispose d’[applications mobiles conviviales](https://bleez.com/logiciel-de-notes-de-frais), qui permettent à vos clients de prendre rapidement et instantanément en photo leurs justificatifs (reçus et factures) directement depuis leur smartphone lorsqu’ils sont en déplacement professionnel. Ce document numérisé devient le **justificatif fiscal et social**, les documents papiers peuvent être ensuite recyclés.
De plus, si le salarié indique l’adresse de départ et d’arrivée, Bleez calcule la distance automatiquement pour les **indemnités kilométriques**, c’est simple, rapide et efficace ! Le **barème kilométrique** est mis à jour par nos équipes afin de garantir une conformité permanente.
Ces fonctionnalités éliminent la tâche fastidieuse de la saisie manuelle des données et permettent aux collaborateurs de gagner un temps précieux tout en limitant le risque d’erreurs de saisie. Plus besoin de trier des piles de reçus papier dans des boîtes à chaussures, de les ressaisir, ou de les scanner ! Les justificatifs de paiement sont automatiquement importés dans le logiciel Bleez et sont automatiquement comptabilisées !
Côté client, celui-ci garde toujours un œil sur les dépenses de l’entreprise grâce aux **tableaux de bord** qui sont mis à jour en temps réel. La gestion de ces dépenses professionnelles via l’application et le logiciel limite également le risque de fraude et de falsification des reçus.
## Workflow de validation des notes de frais
Bleez permet également la mise en place d’un **workflow de validation** des notes de frais. Les dépenses de vos clients peuvent ainsi être soumises à un processus de vérification rigoureux, garantissant l’exactitude et la conformité des données. Une fois la note de frais générée, elle peut ainsi être envoyée pour validation auprès d’un responsable de l’entreprise que vous aurez paramétré. Une fois validée, cette note de frais est automatiquement comptabilisée. Bleez génère également les fichiers de virements de remboursement des notes de frais.
## Optimisation de la gestion des dépenses professionnelles
Pour **faciliter la gestion des dépenses professionnelles**, nos experts-comptables recommandent l’acquisition de badges de télépéage au nom de la société ou à titre personnel, ainsi que des cartes carburant professionnelles.
Cette solution offre plusieurs avantages tant pour le salarié que pour l’entreprise. Les employés n’ont plus à avancer eux-mêmes les frais engagés et n’ont pas à conserver de justificatifs de paiement. L’étape de la note de frais est donc supprimée puisque l’entreprise reçoit une facture unique (mensuelle, bimensuelle). Elle peut transmettre cette facture à son cabinet d’expertise-comptable en quelques clics via [l’application Capture](https://bleez.com/application-scan-facture). Cela simplifie grandement la gestion des frais relatifs aux déplacements professionnels puisque le cabinet comptable évite ainsi de se retrouver avec de multiples tickets d’essence ou de péage.
## Gagner du temps, gagner en rentabilité
[Bleez](https://bleez.com/) offre donc une solution de gestion globale qui simplifie et automatise les processus comptables, permettant aux cabinets comptables de **gagner du temps** et **d’améliorer ainsi leur rentabilité**. Grâce à ses applications mobiles de gestion et à son workflow de validation des notes de frais, Bleez offre une approche innovante pour gérer les frais professionnels et les déplacements professionnels de vos clients.
Avec Bleez, simplifiez la gestion des dépenses professionnelles de vos clients.
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