La gestion des factures de ventes de vos clients constitue un élément central au sein d’un cabinet comptable. Que ceux-ci utilisent un logiciel de facturation, un site e-commerce, une caisse traditionnelle ou un logiciel de caisse certifié, il existe différents moyens pour optimiser la récupération de ces flux de données.
Dans cet article, nous vous présentons comment mettre en place des solutions de gestion pour automatiser la récupération des factures de ventes.
Votre client n’a pas de logiciel de facturation
Lorsque vous travaillez avec des clients qui n’ont pas encore mis en place de logiciel de facturation, il est essentiel de simplifier au maximum le processus de création de factures. Bleez vous offre une solution simple, intuitive et incluse sans surcoût, pour que vos clients puissent générer leurs factures de ventes très facilement. Avec Bleez, votre client peut personnaliser son modèle de devis / facture pour le rendre à l’image de son entreprise : couleurs, logo, conditions générales de vente. Il peut émettre des factures dans différentes langues et dans différentes devises.
Bleez offre aussi la possibilité à vos clients de réaliser automatiquement des factures périodiques (en choisissant la récurrence). Elles sont automatiquement envoyées par e-mail aux clients destinataires.
Les factures sont émises au format Factur-X (format demandé par l’Administration Fiscale pour la facturation électronique) et signées électroniquement.
Bleez dispose également d’un connecteur Chorus-Pro. Ce connecteur évoluera prochainement pour s’interfacer avec le PPF et les PDP dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.
Et bien entendu, l’ensemble des factures émises sur Bleez s’intègrent automatiquement en comptabilité : c’est un gain de temps assuré pour votre client et pour vous !
Et enfin, pour optimiser sa trésorerie, votre client peut également insérer un lien de paiement par carte bancaire sur ses factures et se faire régler directement en ligne. Cela lui permet de se faire payer plus rapidement. Et la comptabilisation du règlement se fait automatiquement ! Imaginez le gain de temps pour tout le monde par rapport à l’encaissement d’un chèque.
Vous pouvez donc encourager votre client à utiliser Bleez pour générer ses factures de ventes de manière structurée :
- Votre client gagne en sécurité et en conformité par rapport à une facture faite sur Word ;
- Il gagne en rapidité avec la génération automatique et l’envoi électronique ;
- Il optimise sa trésorerie avec les encaissements par CB ;
- Il suit également ses devis et ses bons de livraison, avec la possibilité de faire des acomptes ;
- Votre collaborateur n’a plus à saisir le journal de vente ;
- Le risque d’erreur disparaît ;
- Le tableau de bord Bleez se fait en temps réel ;
- La déclaration de TVA se constitue automatiquement.
Le client a un logiciel de facturation
Si votre client utilise déjà un logiciel de facturation, il est essentiel de pouvoir récupérer les données de manière efficace. La majorité des logiciels de facturation permettent d’exporter des données au format CSV, Excel ou FEC (Fichier des Écritures Comptables). Vous pouvez par exemple conseiller à votre client de mettre en place des exports réguliers de ses factures de ventes afin de les importer ensuite dans Bleez.
Le logiciel Bleez reconnait nativement plus d’une centaine de formats. Il possède une détection rapide de format. Vous pouvez aussi créer le vôtre si votre client utilise un logiciel de vente très spécifique. Afin de gagner du temps au sein du cabinet, il est préférable de laisser le client faire lui-même de manière récurrente ses imports directement dans Bleez, plutôt qu’il transmette les fichiers par email à votre collaborateur.
Le client a un site e-commerce
Pour les clients qui réalisent leurs ventes sur un site e-commerce, la récupération des factures de ventes peut également être automatisée en utilisant les API de Bleez. Une API est une forme de langage qui permet à des applications d’interagir par programmation entre elles. Cette solution permet de synchroniser automatiquement les données de ventes de leurs sites avec Bleez, supprimant ainsi toute opération manuelle.
Par exemple, dès qu’un paiement et une facture sont émis dans WooCommerce ou Prestashop, alors l’écriture de vente est créée automatiquement sur Bleez.
Bleez s’interface très facilement à la plupart des sites e-commerce grâce à Zapier. Zapier est une interface d’automatisation No-Code (sans développeur). Les API de Bleez se connectent ainsi visuellement à WooCommerce, à Stripe, Prestashop, etc.
Le gain de temps est conséquent puisque votre client n’a plus besoin d’exporter ses factures de ventes, celles-ci se déverseront automatiquement pour créer une opération comptable dans Bleez. Comme l’outil est collaboratif, vous récupérez instantanément les informations pour les traiter comptablement et établir le tableau de bord ou la déclaration de TVA.
Le client a un système CRM qui ne produit pas les factures de ventes
Il existe aussi dans Bleez un outil très puissant de génération en masse de factures de vente.
Votre client peut constituer grâce à son CRM un fichier Excel qu’il peut injecter ensuite dans Bleez. Bleez va alors générer les factures en masse, les envoyer par e-mail aux clients finals et les injecter en comptabilité.
Par exemple, si votre client propose un système de réservation en ligne de nuits d’hôtel, il peut extraire dans Excel la répartition des nuitées vendues, et calculer les commissionnements. Ce fichier permettra à Bleez d’émettre plusieurs centaines de factures dans différentes langues et dans différentes devises !
Imaginez le confort pour votre client et votre comptable !
Le client a une caisse traditionnelle
Les clients qui utilisent une caisse traditionnelle peuvent saisir manuellement leurs ventes dans Bleez. Ce module de saisie est destiné aux commerçants (restaurant, salons de coiffure, magasin…). Ces derniers n’émettent pas de factures mais encaissent des règlements. Votre client va donc saisir ses mouvements d’entrées (recettes du jour ou Ticket Z) et de sorties (remises de chèques, remises d’espèces, remises de cartes bancaires…) depuis le module dédié. La grille de saisie est entièrement personnalisable. Vous pourrez permettre à votre client coiffeur, restaurateur ou commerçant, de venir saisir lui-même sa caisse. Et Bleez est malin… il ne permet pas à la caisse de devenir négative !
Et si lors du rapprochement bancaire vous constatez un écart, vous pourrez lui soumettre une demande de résolution. Votre client viendra sur Bleez indiquer s’il a fait une dépense en espèces ou s’il a fait un prélèvement personnel. Votre collaborateur est donc entièrement soulagé de cette partie souvent fastidieuse car la saisie est déléguée au client de manière encadrée et rigoureuse.
Le client a un logiciel de caisse certifié
Si votre client utilise un logiciel de caisse, vous pouvez mettre en place une intégration via API ou exporter un fichier au format FEC directement dans Bleez. La connexion API permet une récupération automatique des données de ventes sans aucune intervention manuelle, comme nous l’avons vu pour les sites e-commerce. Une intégration des ventes de manière continue permettra aussi le suivi de la gestion à travers des tableaux de bord dédiés, que vous pouvez concevoir dans Bleez puis valoriser auprès de votre client.
Une gestion facilitée de la relance des factures de ventes
Avec Bleez, votre client optimise également sa gestion des relances clients.
Le client dispose de plusieurs niveaux de relances. Il peut, dans un premier temps, envoyer des lettres de relance personnalisables, en choisissant les factures concernées, sous la forme d’e-mail ou de courrier (quatre niveaux sont prévus par l’outil). Et si cela ne suffit pas, il peut aussi demander à travers Bleez une relance amiable par un huissier partenaire. L’huissier pourra ensuite faire un recouvrement amiable ou judiciaire.
Bleez permet également de faire des prélèvements bancaires.
Bleez un logiciel comptable qui s’adapte à toutes les situations de vente
Nous venons de voir qu’il existe de nombreux moyens pour automatiser le journal de vente. Bleez est un outil simple, qui offre de nombreuses solutions pour gagner en efficacité et en qualité, grâce à une parfaite collaboration avec votre client.
De son côté, en collaborant étroitement avec son cabinet comptable, il se sécurise en cas de contrôle, il optimise sa trésorerie, bénéficie d’un tableau de bord et d’une gestion de trésorerie en temps réel.
Vous souhaitez une démonstration complète ou vous avez un cas pratique qui n’est pas détaillé dans cet article ? Prenez un rendez-vous ici avec notre équipe ! Vous pouvez également consulter notre aide en ligne.
