La transition vers la facture électronique approche à grands pas, mais en attendant son déploiement généralisé, à partir du 1er septembre 2026, les cabinets comptables doivent trouver des moyens efficaces pour traiter les factures d’achat. Chez Bleez, nous comprenons l’importance de cette période de transition et nous sommes là pour vous aider à optimiser vos processus.

Voici quelques conseils pour optimiser le traitement des factures d’achat.

 

Une transmission des factures adaptée à chaque client

En attendant la généralisation de la facture électronique, l’automatisation des processus peut être un allié. Bleez est un logiciel collaboratif qui permet à vos clients de numériser et de traiter rapidement les factures d’achat, réduisant ainsi les risques d’erreurs et les délais de traitement. Plusieurs possibilités s’offrent à vos clients pour intégrer leurs factures d’achat au logiciel :

  • L’application Capture permet de prendre en photo ses factures pour que celles-ci s’intègrent automatiquement dans Bleez.
  • Votre client, qui dispose déjà de factures au format électronique, peut les déposer par Drag&Drop (glisser/déposer) directement dans Bleez.
  • Un scanner portable relié au PC ou Mac peut aussi être privilégié pour les volumes plus importants. Cette méthode permet de charger des dizaines de factures en quelques secondes.
  • Votre client peut également transférer par un mail, contenant une facture en pièce jointe, directement sur son dossier dans Bleez. Il bénéficie pour cela d’une adresse e-mail de réception dédiée. C’est très pratique avec les règles de transfert automatique dans Outlook par exemple.
  • Les clients plus pointus peuvent utiliser des connexions API. Bleez offre de nombreuses connexions avec d’autres outils via ses API. Par exemple, un dépôt dans Dropbox peut déclencher automatiquement l’envoi vers Bleez.

Grâce à l’OCR et à l’intelligence artificielle, l’ensemble des factures d’achat sont pré-comptabilisées automatiquement, ce qui permet à vos équipes de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

 

Optimiser le traitement des règlements fournisseurs

Bleez permet à votre client de valider ses factures d’achat et de suivre leur état de règlement à travers un processus dématérialisé d’approbation du règlement. Le processus est adapté à chaque client en fonction de son propre organigramme.

Une fois la facture validée, le client peut intervenir dans l’échéancier de Bleez pour générer des fichiers de virement SEPA, avec les factures validées et arrivées à échéance. En faisant ainsi, il constitue automatiquement des écritures comptables de banque. C’est encore une fois un gain de temps précieux, pour lui et son comptable, comparé à l’émission d’un chèque.

 

Communiquer avec vos clients

Bleez permet d’envoyer des messages personnalisés à vos clients directement depuis l’interface. Que ce soit pour demander des informations supplémentaires sur une facture, une pièce manquante ou pour fournir des mises à jour sur l’état de leur dossier, vous pouvez ainsi maintenir une communication transparente et efficace à tout moment.

Il est crucial de maintenir une communication transparente avec vos clients pendant la période de transition vers la facture électronique afin de les informer des changements à venir et de répondre à leurs éventuelles préoccupations. De plus, la communication proactive permet de détecter et de résoudre rapidement d’éventuels problèmes, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle de votre cabinet et renforçant la qualité de votre accompagnement.

 

Organiser et archiver

En attendant la transition complète vers la facture électronique, il est important de maintenir une organisation rigoureuse et un archivage approprié des factures d’achat. Les solutions de gestion documentaire, comme celle de Bleez, peuvent vous aider à gérer efficacement vos documents tout en vous préparant à la transition numérique. Un bon archivage des factures d’achat garantit la traçabilité et la disponibilité des documents en cas de besoin, ce qui facilite les recherches en cas d’audit ou de contrôle fiscal. De plus, il permet de respecter les obligations légales en matière de conservation des documents comptables, assurant ainsi la conformité et la sécurité juridique de l’entreprise.

 

Former et sensibiliser

En tant qu’expert-comptable, vous devez mettre à profit cette période de transition pour former vos collaborateurs et sensibiliser vos clients aux avantages de la facture électronique. Ce passage en douceur vers la numérisation améliore la qualité des services offerts par votre cabinet et renforce sa réputation auprès des clients.

Une fois que l’obligation légale sera en place, vous serez ainsi mieux préparé à accompagner vos clients et vos collaborateurs dans ce changement.

En attendant le déploiement de la facture électronique, il est donc essentiel pour les cabinets comptables de mettre en place des processus efficaces pour traiter les factures d’achat. Avec les bonnes pratiques et les bons outils, comme ceux offerts par Bleez, vous pouvez transformer cette période de transition en une opportunité de renforcer votre efficacité opérationnelle et de préparer votre cabinet à l’avenir numérique .

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