Toute entreprise a l’obligation de conserver ses documents comptables, fiscaux, sociaux et commerciaux pendant une période donnée. Combien de temps conserver ses documents comptables ? Qu’en est-il avec l’arrivée de la facture électronique ? Décryptage.
La durée de conservation des documents comptables est simple : les documents officiels justifiant une recette ou une dépense sont à garder pendant 10 ans. Le point de départ du délai est la date de clôture de l’exercice comptable.
Cela concerne les factures émises aux clients et les factures reçues des fournisseurs, mais aussi les bons de commande, les bons de livraison ou de réception, etc.
De la même manière, les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) et les livres et registres comptables (grand livre et livre journal) se conservent 10 ans.
Lorsque ces documents comptables sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération.
Tout document officiel concernant les impôts et les revenus de l’entreprise doit être conservé 6 ans. Cela concerne aussi les documents fiscaux relatifs aux impôts directs locaux, à la cotisation foncière des entreprises (CFE) et à la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), à la taxe sur le chiffre d’affaires (TVA), etc. Le point de départ est constitué par la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou la date d’établissement du document.
Attention, le délai de conservation des documents fiscaux est de 10 ans en cas d‘activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, etc.).
Bon à savoir :
L’article 1734 du CGI prévoit une amende de 10 000 € en cas d’absence de tenue des documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.
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À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront pouvoir réceptionner les factures électroniques. Puis, selon un calendrier échelonné, elles devront pouvoir également les émettre.
La facture d’origine est celle envoyée au destinataire. Elle existe donc en 2 exemplaires (un pour l’émetteur et un pour le destinataire), chaque partie doit conserver cette facture d’origine dans son format d’émission et de réception. Toutefois, plusieurs formats différents peuvent intervenir selon les intervenants. On devrait donc privilégier le contenu plutôt que l’origine d’une facture électronique.
L’article 289 du Code général des impôts impose le respect de l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. 3 types de factures se confortent à ces exigences :
L’archivage des factures relève de chaque entreprise, qui peut sous-traiter à un tiers ou à un opérateur. Elle doit veiller à ce que tous les éléments nécessaires soient correctement archivés. Sans oublier la sécurité des données contre le piratage !
Les employeurs ont des délais spécifiques de conservation des documents liés à la gestion des salariés et des relations de travail :
Bon à savoir : l’employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite du salarié augmenté de 6 ans.
Une société commerciale connaît des durées de conservation différentes selon le type de document :
Les documents commerciaux concernent les relations clients. La durée de conservation des documents commerciaux est variable :
Nous espérons avoir répondu à la question combien de temps conserver ses documents comptables, fiscaux, juridiques et sociaux. Pour toute autre interrogation, contactez-nous.