Bien choisir ses clients est une des clés de la réussite. Trop de défaillances d’entreprises proviennent de clients douteux ou d’impayés clients. Une gestion en temps réel de la trésorerie facilite la surveillance des encaissements. Pour prévenir les impayés clients, agissez en amont, avant tout retard de paiement.
Choisissez vos clients
Avant d’émettre un devis pour un nouveau client, renseignez-vous sur sa situation financière, son chiffre d’affaires, sa trésorerie, etc.
Loin de perdre du temps, cette étape se révèle cruciale pour éviter les impayés ultérieurs.
Vérifiez vos factures !
Le premier point consiste à vérifier les coordonnées de vos clients : adresse, interlocuteur privilégié, numéros de téléphone fixe et mobile, email, etc. Ce serait dommage que votre facture soit rejetée à cause de son formalisme défectueux : vous perdrez un temps précieux pour encaisser votre chiffre d’affaires.
Lors de l’élaboration de chaque facture, vous mentionnez très précisément :
- l’échéance de paiement,
- le mode de calcul des intérêts de retard,
- l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement pour vos clients professionnels.
Ces éléments figureront également sur vos bons de commande, les devis signés, vos conditions générales de vente. Bleez permet de personnaliser le modèle d’impression afin de mettre avant vos conditions de règlement et les pénalités de retard.
Facilitez le paiement des factures
La prévention passe par la facilité de paiement pour vos clients. Proposez plusieurs moyens de paiement :
- le virement,
- le paiement par carte bancaire.
En proposant le paiement en ligne sécurisé, vous simplifiez la gestion et réduisez le risque de factures impayées. De plus, c’est un service facile qui offre un gain de temps à vos clients.
Avec Bleez, dès que le paiement en ligne est effectué, l’écriture comptable correspondante est automatiquement générée !
Agissez rapidement !
N’attendez pas. Avant même la date d’échéance de la facture, organisez les différents modes de relance possibles, en fonction des clients.
Le temps joue contre vous en matière d’impayés.
Rapidement, vous devez identifier le motif d’une facture impayée :
- un oubli,
- des difficultés financières passagères côté client,
- une insatisfaction liée à la réalisation de la prestation ou de la vente.
Un premier email de relance personnalisé peut permettre de comprendre la situation et, surtout, de trouver une solution rapide : échéancier de paiement, compensation, paiement en ligne, etc.
Personnalisez vos relances
Une relance générale a peu de chances d’aboutir. Prenez le temps de contacter par téléphone, SMS ou email votre interlocuteur privilégié chez votre client.
Dans tous les cas, personnalisez votre système de relance pour préserver la relation commerciale. Automatiser ne veut pas dire déshumaniser, mais simplement gagner du temps et conserver une trésorerie saine.
En fonction de chaque client, de son historique et de son volume d’affaires, vous pouvez prévoir jusqu’à 4 niveaux de relance clients, différents et personnalisés. Chaque modèle de lettres ou d’emails sont personnalisables.
Pour prévenir les impayés clients, engagez une procédure ferme
Lorsque les relances amiables échouent, vous ne pouvez laisser la situation se détériorer. Depuis votre logiciel de comptabilité Bleez, vous adressez un courrier de mise en demeure officiel. En cas d’échec, vous engagez directement une procédure de recouvrement par un commissaire de justice.
Renseignez-vous au préalable sur la santé financière actualisée de votre client. Le recouvrement judiciaire constitue la dernière étape en cas d’impayés clients. Auparavant, vous pouvez faire appel à une procédure de conciliation pour éviter le coût et la durée d’une procédure judiciaire.
Résumons : Pour prévenir les impayés clients, dotez-vous d’un logiciel de comptabilité qui gère les relances de manière personnalisée. Ainsi, vous préserverez votre trésorerie et votre relation client. Surtout, vous pourrez vous concentrer sur votre activité !
