Toute entreprise a l’obligation de conserver ses documents comptables, fiscaux, sociaux et commerciaux pendant une période donnée. Combien de temps conserver ses documents comptables ? Qu’en est-il avec l’arrivée de la facture électronique ? Décryptage.

 

Les documents comptables et fiscaux

La durée de conservation des documents comptables est simple : les documents officiels justifiant une recette ou une dépense sont à garder pendant 10 ans. Le point de départ du délai est la date de clôture de l’exercice comptable.

Cela concerne les factures émises aux clients et les factures reçues des fournisseurs, mais aussi les bons de commande, les bons de livraison ou de réception, etc.

De la même manière, les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) et les livres et registres comptables (grand livre et livre journal) se conservent 10 ans.

Lorsque ces documents comptables sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération.

Tout document officiel concernant les impôts et les revenus de l’entreprise doit être conservé 6 ans. Cela concerne aussi les documents fiscaux relatifs aux impôts directs locaux, à la cotisation foncière des entreprises (CFE) et à la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), à la taxe sur le chiffre d’affaires (TVA), etc. Le point de départ est constitué par la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou la date d’établissement du document.

Attention, le délai de conservation des documents fiscaux est de 10 ans en cas d‘activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, etc.).

Bon à savoir :

L’article 1734 du CGI prévoit une amende de 10 000 € en cas d’absence de tenue des documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.

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Zoom sur la conservation de la facture électronique

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront pouvoir réceptionner les factures électroniques. Puis, selon un calendrier échelonné, elles devront pouvoir également les émettre.

La facture d’origine est celle envoyée au destinataire. Elle existe donc en 2 exemplaires (un pour l’émetteur et un pour le destinataire), chaque partie doit conserver cette facture d’origine dans son format d’émission et de réception. Toutefois, plusieurs formats différents peuvent intervenir selon les intervenants. On devrait donc privilégier le contenu plutôt que l’origine d’une facture électronique.

L’article 289 du Code général des impôts impose le respect de l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. 3 types de factures se confortent à ces exigences :

  • la facture électronique avec piste d’audit fiable : il faut conserver également les devis, bons de commandes ou autres documents sous format électronique ou format papier afin de documenter les contrôles.
  • la facture avec une signature électronique qualifiée en conservant la facture, la signature, la preuve de la signature électronique.
  • la facture structurée dans un format standard type EDI (échange de données informatisé). Il faut alors conserver la liste récapitulative et le fichier des partenaires.

L’archivage des factures relève de chaque entreprise, qui peut sous-traiter à un tiers ou à un opérateur. Elle doit veiller à ce que tous les éléments nécessaires soient correctement archivés. Sans oublier la sécurité des données contre le piratage !

 

Les documents de gestion du personnel

Les employeurs ont des délais spécifiques de conservation des documents liés à la gestion des salariés et des relations de travail :

  • 1 an pour tout ce qui concerne les horaires des salariés, les heures d’astreintes et leur compensation ;
  • 3 ans pour les charges sociales et la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait ;
  • 5 ans pour les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les contrats de travail, les documents liés aux rémunérations et aux régimes de retraite, les déclarations d’accident du travail, ainsi que les mises en demeure et observations de l’inspection du travail.

Bon à savoir :

L’employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite du salarié augmenté de 6 ans.

 

Les documents sociaux des sociétés commerciales

Une société commerciale connaît des durées de conservation différentes selon le type de document :

  • 3 derniers exercices pour les feuilles de présence et les pouvoirs aux assemblées générales, ainsi que pour les rapports des dirigeants et des commissaires aux comptes ;
  • 5 ans pour le registre de titres nominatifs, le registre des mouvements de titres, les ordres des mouvements de titres, les registres des procès-verbaux d’assemblées générales et de conseils d’administration. Les statuts sont également à conserver 5 ans après la radiation de la société.

 

Les documents civils et commerciaux

Les documents commerciaux concernent les relations clients. La durée de conservation des documents commerciaux est variable :

  • 2 ans pour les polices d’assurance (à partir de la résiliation du contrat).
  • 2 ans pour la garantie des biens fournis au consommateur.
  • 3 ans pour les déclarations en douane.
  • 5 ans pour les contrats commerciaux, les documents de transport de marchandises, les documents bancaires, ceux relatifs à la propriété intellectuelle après expiration des droits.
  • 10 ans pour les contrats conclus par voie électronique, avec un consommateur, d’un montant supérieur à 120 €.
  • 30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.

Nous espérons avoir répondu à la question combien de temps conserver ses documents comptables, fiscaux, juridiques et sociaux. Pour toute autre interrogation, contactez-nous.