L’article L47 A du Livre des procédures fiscales (LPF) précise l’obligation pour tout contribuable tenant une comptabilité au moyen de systèmes informatisés, que ce soit en ligne ou non de produire un fichier des écritures comptables (FEC) en cas de contrôle fiscal afin de faciliter les opérations de contrôle des services fiscaux.

Le logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise doit donc impérativement pouvoir produire un fichier numérique normé aux conditions de l’administration fiscale. Il est à fournir lors de la réception d’un avis de contrôle.

 

Le contenu

Le fichier des écritures comptables est un fichier informatisé qui regroupe l’ensemble des écritures comptables sur un exercice donné.

Les enregistrements comptables apparaissent sur le fichier, numérotées chronologiquement de manière croissante, sans rupture ni inversion dans la séquence.

Il s’agit des :

  • Écritures d’à nouveaux (reprise du bilan d’ouverture),
  • Écritures d’opérations courantes de l’exercice (tous les journaux),
  • Écritures d’inventaire (amortissements, dépréciations, provisions, stocks, régularisations, etc.)

Afin de garantir la permanence du chemin de révision entre les pièces justificatives et les écritures comptables, les écritures de centralisation doivent être écartées au bénéfice du détail, ligne à ligne, de chaque opération comptable enregistrée.

Pour chaque écriture, il existe 18 à 22 champs à remplir (selon les entreprises). Ces derniers doivent obligatoirement être complétés pour que le FEC soit accepté par l’administration.

Lors de la transmission du FEC aux services fiscaux, l’entreprise contrôlée précise, dans un fichier descriptif, toutes les informations techniques nécessaires à l’exploitation du fichier FEC.

 

Le format

L’article  A47 A-1 du Livre des procédures fiscales (LPF) fixe les deux formats possibles de transmission du fichier FEC, à savoir :

  • les fichiers structurés codés en XML ;
  • les fichiers textes avec des caractères spécifiques (permettant de délimiter les colonnes) et un format précis pour les dates.

La Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) met à disposition des entreprises, sur le site economie.gouv.fr, l’outil téléchargeable « Test compta Demat » afin de vérifier la validité du FEC.

 

Les contribuables concernés

Toute entreprise utilisant un logiciel de comptabilité en ligne est concernée par le FEC, qu’elle soit redevable à l’impôt sur les sociétés (IS) ou soumise à l’impôt sur les revenus (IR), et ceci pour les catégories des bénéfices non commerciaux (BNC), des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices agricoles (BA) au régime réel.

Certains professionnels sont dispensés de présenter le FEC, à savoir :

  • Les micro-entrepreneurs BIC ou BNC bénéficient, par tolérance, d’une dispense de transmission du FEC, même lorsqu’ils tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés. En revanche, les entreprises n’ayant pas opté pour ce régime, mais imposables dans la catégorie des micro-BIC ou des micro-BNC doivent transmettre un FEC en cas de demande. Toutefois, celles d’entre-elles qui tiennent un état récapitulatif de leurs recettes sur un registre papier ou un tableur et qui confient la tenue de leur comptabilité à un expert-comptable, ce dernier peut saisir par récapitulation au moins mensuelle le total de ces opérations.
  • Les Sociétés Civiles Immobilières (SCI) soumises exclusivement aux revenus fonciers et dont les associés sont uniquement des personnes physiques, et qui ne sont pas astreintes aux obligations comptables commerciales.

Il est à noter que cette dispense n’exonère pas d’être en mesure de fournir à l’administration les pièces justificatives des déclarations fiscales qui ont été réalisées.

 

La vérification

À la suite d’une demande de l’administration, l’entreprise dispose de 15 jours pour lui remettre la copie de l’ensemble des documents et traitements informatiques.

Les données que le contrôleur souhaite regarder sont précisées dans l’objet de la demande. Il peut s’agir soit d’un simple examen à distance, soit d’un véritable contrôle de comptabilité.

La durée du contrôle fiscal est variable selon la taille de l’entreprise, le régime d’imposition et selon qu’il s’agisse d’une vérification sur place ou d’un examen contradictoire.

Pour les PME et sauf prorogation du délai, le contrôle doit être effectué dans les 3 mois à compter de la remise du FEC ou de la réalisation du traitement informatique.

L’administration doit procéder à la destruction des copies des FEC avant la mise en recouvrement ou après l’envoi d’un avis d’absence de rectification.

La « charte du contribuable vérifié » rappelle les droits de l’entreprise, notamment la possibilité de contester auprès du supérieur du vérificateur les rectifications proposées. De son côté, l’administration s’engage à ne procéder qu’à un seul contrôle de comptabilité.

 

Les sanctions

Le paiement d’une amende de 5 000 € pour fraude fiscale s’applique si le FEC n’est pas conforme ou s’il n’est pas remis dans les délais impartis.  Cette amende peut être portée à 10 % des droits mis à la charge du contribuable, si ce montant est supérieur à 5 000 €.

Cette amende est susceptible de s’appliquer à chacun des exercices contrôlés.

Le refus ou l’impossibilité de transmettre un FEC peut être assimilée à un motif d’opposition au contrôle fiscal et les sanctions peuvent alors aller jusqu’à une majoration de 100 % des droits rappelés.

Le FEC comme tous les documents comptables et les justificatifs doit être conservé pendant 10 ans minimum.

 

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Vous pouvez exporter à tout moment un FEC, dans le module de comptabilité, « outils » puis « export comptable ». Attention toutefois, l’export d’un FEC verrouille les écritures comptables, qui ne sont alors plus modifiables. Il est donc important d’en parler à votre cabinet comptable avant de le générer.